8.4 Templates and reusable building blocks

మీరు ఏమి చేయగలరు

మీ బృందం తయారుచేసే ప్రతి డాక్యుమెంటూ మొదటి నుండే సరిగ్గా ఉండేలా చేయగలరు — స్టైల్‌లూ అమరికా లెటర్‌హెడ్డూ ఒక మూసలోనే కట్టేసి, మళ్ళీ వాడగలిగే భాగాలను ఒక్క కీ నొక్కుడు దూరంలో ఉంచి. గత నెల ఫైల్‌ను దాని తప్పులతో సహా అందరూ కాపీ చేసుకోవడానికి బదులు ఇది వస్తుంది.

మొదలు పెట్టే ముందు

స్టైల్ ఇచ్చిన మీ పొడవాటి నివేదిక డాక్యుమెంట్ ను మూస తయారీకి ముడిసరుకుగా వాడండి.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ముందు సమస్యకు పేరు పెట్టండి. ఆఫీసుల్లో అలవాటు ఇది: గత నివేదిక తెరిచి, కొత్త పేరుతో సేవ్ చేసి, పాత విషయాన్ని తీసేయడం. గత త్రైమాసికపు సంఖ్యలు ఈ త్రైమాసికపు ఫైల్‌లోకి బతికి వచ్చేది అలాగే, ఒక చెడ్డ స్టైల్ సంవత్సరాల తరబడి వ్యాపించేది అలాగే. మూస దానికి మందు: ప్రతిసారీ తనకు తానే కొత్త కాపీగా తెరుచుకునే ఫైల్ అది.
2. రెండింటిలోనూ ఒకటే: అసలు దాన్ని కట్టండి. స్టైల్ ఇచ్చిన నివేదిక తీసుకుని, భవిష్యత్తులో వచ్చే ప్రతి డాక్యుమెంటూ పంచుకునేదాని వరకూ విషయాన్ని తగ్గించండి. స్టైల్‌ల మాడ్యూల్ నుండి వచ్చిన స్టైల్‌లు, అన్నీ. విభాగాల అస్థిపంజరం, పైశీర్షికలూ కింది శీర్షికలూ. "Title goes here" లాంటి బదులు టెక్స్ట్‌తో ముఖపత్ర అమరిక. మిగిలేది లోపల ఏమీ లేని నిర్మాణం.
3. రెండింటిలోనూ ఒకటే: దాన్ని నిజమైన మూసగా సేవ్ చేయండి. F12 నొక్కి రకంగా Word Template (.dotx) ఎంచుకోండి. Word దాన్ని మీ వ్యక్తిగత Templates ఫోల్డర్ వైపు నడిపిస్తుంది, దాన్ని ఒప్పుకోండి — ఎందుకంటే తరువాత అది కనిపించేది File → New → Personal లోనే. ఇక నుండి దాని మీద రెండుసార్లు క్లిక్ చేసినా, దాని నుండి కొత్త ఫైల్ చేసినా, ఆ మూస ఆధారంగా Document1 తెరుచుకుంటుంది. .dotx మాత్రం ముట్టుకోకుండా అలాగే ఉంటుంది, రోజువారీ వాడకంతో అది పాడవదు. కొత్త పేరుతో సేవ్ చేసే అలవాటుకూ దీనికీ మధ్య మొత్తం తేడా ఆ రక్షణే.
4. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఎడిటింగ్ చేయి అందని చోట లెటర్‌హెడ్ పెట్టండి. లోగోనూ చిరునామానూ బాడీలో కాక పైశీర్షికలో పెట్టండి — పేజీ పైభాగంలో రెండుసార్లు క్లిక్ చేస్తే అది తెరుచుకుంటుంది. బాడీలోని విషయం ఎంపికకూ దెబ్బకూ గురవుతుంది, పైశీర్షికలోని విషయం ఎడిటింగ్ ప్రవాహం బయట కూర్చుంటుంది. అమరిక పాఠంలోని Behind Text చుట్టూ-ప్రవహించే రూపంతో, పైశీర్షికకు లంగరు వేసిన బొమ్మ — అదే క్షేమమైన దారిలో ఒక వాటర్‌మార్క్ ఇస్తుంది.
5. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: డాక్యుమెంట్ల లోపల మళ్ళీ మళ్ళీ వచ్చే ముక్కలను మళ్ళీ వాడగలిగే భాగాలు చూసుకుంటాయి. మీ సంతకం భాగాన్నో మామూలు నిరాకరణ ప్రకటననో ఎంచుకుని, Insert → Quick Parts → Save Selection to Quick Part Gallery కు వెళ్ళండి. తరువాత అదే మెనూ నుండి దాన్ని చేర్చండి. లేదా వేగవంతమైన దారి: సేవ్ చేసేటప్పుడు దానికి పేరు పెట్టి, డాక్యుమెంట్‌లో ఆ పేరు టైప్ చేసి F3 నొక్కండి — ఆ భాగం కర్సర్ దగ్గర దిగుతుంది. చిరునామా భాగాలూ, మామూలు నిబంధనలూ, మామూలు పట్టికలూ ఒక్కొక్కటీ ఒక్క కీ నొక్కుడు అవుతాయి.
6. రెండింటిలోనూ ఒకటే: బృందంతో పంచుకోవడం అంటే ఆ ఫైల్ ఎక్కడ ఉందన్న ప్రశ్నే. Getting Your Footing లో చెప్పిన పంచుకునే OneDrive లోనో SharePoint చోటులోనో, బృందం అందుకోగలిగే చోట .dotx పెట్టండి. అప్పుడు మనుషులు అక్కడి నుండే కొత్త డాక్యుమెంట్లు చేస్తారు, లేదా ఒక్కసారి దాన్ని తమ మూసల ఫోల్డర్‌లోకి కాపీ చేసుకుంటారు. ఒకే మూలం, అందరూ సరిగ్గానే మొదలుపెడతారు. మూస మెరుగైనప్పుడు, పంచుకున్న ఫైల్‌ను మార్చండి — తరువాతి డాక్యుమెంట్ దాన్ని వారసత్వంగా తీసుకుంటుంది. అప్పటికే ఉన్న డాక్యుమెంట్లు తాము పుట్టినప్పటి స్టైల్‌లనే ఉంచుకుంటాయి.

ప్రయత్నించండి

మీ నివేదికను అస్థిపంజరం వరకూ తగ్గించి .dotx గా సేవ్ చేయండి. File → New → Personal నుండి కొత్త డాక్యుమెంట్ తెరిచి, అసలుది శుభ్రంగానే ఉందని ఖాయం చేసుకోండి. లెటర్‌హెడ్‌ను పైశీర్షికలోకి జరపండి. మీ సంతకాన్ని ఒక Quick Part గా సేవ్ చేసి, దాని పేరుతోనూ F3 తోనూ పిలవండి. ఆ మూసను పంచుకునే చోట పెట్టి, రెండో ఖాతా నుండో మిషను నుండో దాన్ని తెరవండి.

మీకు మీరే పరీక్ష