8.5 Mail merge

మీరు ఏమి చేయగలరు

ఒకే ఉత్తరం, ఒకే స్ప్రెడ్‌షీట్ నుండి రెండు వందల ఉత్తరాలో లేబుళ్ళో ధ్రువపత్రాలో, ఒక్కొక్కరికీ వేరుగా పంపగలరు. సమాచారాన్ని బట్టి మారే మాటలు చేర్చగలరు, ఏదీ అచ్చు కావడానికి ముందే తప్పులు వెతకగలరు, పేర్లను వాటి యజమానులు రాసుకున్నట్టే రాయగలరు.

మొదలు పెట్టే ముందు

మెయిల్ మెర్జ్ ఉత్తరం నూ గ్రహీతల వర్క్‌బుక్ నూ డౌన్‌లోడ్ చేసుకోండి. ఆ ఉత్తరంలో ఖాళీలు ఉన్నాయి, ఆ జాబితాలో మామూలు తప్పులు ఉన్నాయి.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ముందు సమాచారం, దాని నియమాలు Excel మాడ్యూల్ నియమాలే. ఒక్కో గ్రహీతకు ఒక్కో అడ్డు వరుస. మొదటి అడ్డు వరుసలో శుభ్రమైన శీర్షికలు — Name, Amount, DueDate లాంటివి — ఎందుకంటే అవే ఫీల్డ్ పేర్లు అవుతాయి. మెర్జ్ చేసిన సెల్‌లు వద్దు, ఖాళీ అడ్డు వరుసలు వద్దు. Excel సమాచారం రాసే పాఠంలో చెప్పినట్టు ఫోన్ నంబర్లనూ తేదీలనూ నిజాయితీగా నిల్వ చేయడం. సాధన వర్క్‌బుక్ తెరిచి, ఈ నియమాలను ఉల్లంఘించే ప్రతిదాన్నీ సరిచేయండి. Word తెరవకముందే, ఇక్కడే ఈ మెర్జ్ నాణ్యత నిర్ణయమవుతుంది.
2. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: ఉత్తరాన్ని జాబితాకు కలపండి. ఉత్తరంలో Mailings → Select Recipients → Use an Existing List కు వెళ్ళి, ఆ వర్క్‌బుక్‌నూ దాని షీట్‌నూ ఎంచుకోండి. అదే టాబ్‌లోని Edit Recipient List వడపోస్తుంది, వరుసలో సర్దుతుంది — దాంతో వర్క్‌బుక్‌ను ముట్టుకోకుండానే చెల్లించనివాళ్ళకు మాత్రమే, లేదా ఒకే ఊరికి మాత్రమే మెర్జ్ చేయవచ్చు.
3. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: ఫీల్డ్‌లు పెట్టండి. ప్రతి ఖాళీలోనూ కర్సర్ ఉంచి Mailings → Insert Merge Field వాడి, నిలువు వరుసను ఎంచుకోండి. అప్పుడు ఉత్తరం ఇలా చదవబడుతుంది: "Dear «Name», your fee of «Amount»…". జోడు బాణాల్లో ఉన్న ఫీల్డ్‌లు బదులు గుర్తులు — ఒక్కో నిలువు వరుసకు ఒకటి — వాటి చుట్టూ ఉన్న మామూలు టెక్స్ట్ ప్రతి ఉత్తరమూ పంచుకుంటుంది.
4. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: సమాచారాన్ని బట్టి మాటలు మారేలా చేయండి. Mailings → Rules → If…Then…Else వాడండి: బాకీ సున్నా కంటే ఎక్కువ ఉంటే చెల్లింపు పేరా చేర్చు, లేకపోతే కృతజ్ఞత వాక్యం చేర్చు. ఒకే ఉత్తరం, ఒక్కో గ్రహీతకూ నిజాయితీగా వేరుగా. మెయిల్ మెర్జ్‌కూ, మెయిల్ మెర్జ్‌లా వినిపించే మూస ఉత్తరానికీ మధ్య తేడా అదే.
5. రెండింటిలోనూ ఒకటే: దేనికీ కట్టుబడే ముందు నిజమైన సమాచారంతో ముందే చూడండి. Alt+Shift+K ఫీల్డ్‌ల స్థానంలో మొదటి గ్రహీత విలువలు పెడుతుంది, వాళ్ళలో కొంతమందిని చూస్తూ వెళ్ళండి. మొదటి అడ్డు వరుసను చూడండి, మొత్తం సున్నా ఉన్నదాన్ని చూడండి, అన్నిటికంటే పొడవైన పేరును చూడండి. అంచుల్లోని అడ్డు వరుసలే పంపేవాళ్ళను సిగ్గుపడేలా చేస్తాయి. Mailings → Check for Errors మొత్తం జాబితాను ఒక ప్రయోగంలా నడిపిస్తుంది.
6. రెండింటిలోనూ ఒకటే: కావాలనే కట్టుబడండి. Alt+Shift+N కొత్త డాక్యుమెంట్‌లోకి మెర్జ్ చేస్తుంది — ప్రతి ఉత్తరమూ ఒకే ఫైల్‌లో ఉంటుంది, ఏదీ అచ్చు కాకముందే మీరు దాన్ని సరిచూడవచ్చు, దాచుకోవచ్చు. Alt+Shift+M నేరుగా ప్రింటర్‌కు మెర్జ్ చేస్తుంది — మీరు ముందే చేసిన మామూలు పనికి అది. కొత్త డాక్యుమెంట్‌లోకి మెర్జ్ చేయడం మొదట్లో ఉన్నవాళ్ళ రక్షణ వల, అది విసుగు పుట్టేవరకూ దాన్నే వాడండి.
7. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: వేరే రూపాలన్నీ ఇదే యంత్రమే. Mailings → Start Mail Merge → Labels లేబుల్ కాగితం సంఖ్య అడిగి, ఒక్కో స్టిక్కర్‌కూ ఫీల్డ్‌లను పేర్చుతుంది. కవర్లు కూడా అలాగే పని చేస్తాయి. ధ్రువపత్రం అంటే పెద్ద "«Name»" ఫీల్డ్ ఉన్న అడ్డం పేజీ, సాధన ఫైళ్ళతో అది రెండు నిమిషాల్లో తయారవుతుంది.

ప్రయత్నించండి

గ్రహీతల వర్క్‌బుక్ సరిచేసి, దాన్ని కలిపి, ఫీల్డ్‌లు పెట్టండి. బాకీ మీద ఆధారపడే పేరా చేర్చండి. అంచుల్లోని అడ్డు వరుసలను ముందే చూసి, Check for Errors నడిపి, కొత్త డాక్యుమెంట్‌లోకి మెర్జ్ చేయండి. తరువాత అదే జాబితాను ధ్రువపత్రాలుగా మళ్ళీ నడపండి.

మీకు మీరే పరీక్ష