11.1 Mail you can stay on top of

మీరు ఏమి చేయగలరు

స్క్రోల్ చేసే గుట్టకు బదులు, ఖాళీ చేయగలిగే ఇన్‌బాక్స్ నడపగలరు. సర్దడానికి మూడు క్రియలు, మళ్ళీ మళ్ళీ వచ్చే ఫైలింగ్ చేసే నియమాలు, నిజంగా వెతికి పెట్టే వెతుకులాట, మనుషులు జవాబిచ్చే బయటికి వెళ్ళే మెయిల్.

మొదలు పెట్టే ముందు

new Outlook for Windows లో మీ సొంత మెయిల్ పెట్టె. ఈ పాఠం సజీవ మెయిల్ మీదే చేయాలి — ఊహించిన ఇన్‌బాక్స్ ఏమీ నేర్పదు.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: వచ్చిన ప్రతి సందేశాన్నీ ఈ మూడు క్రియల్లో సరిగ్గా ఒక్కదానితో సర్దండి. తీసేయండి: Delete నొక్కండి, చాలా మెయిల్ ఇదే. రెండు నిమిషాల్లో అయిపోతే ఇప్పుడే చేయండి: Ctrl+R తో జవాబివ్వండి, లేదా అందరికీ జవాబివ్వడానికి Ctrl+Shift+R. ఆ రెండోదాన్ని కావాలనే ఒక ఎంపికగా చేయండి — ఎందుకంటే అందరికీ జవాబిచ్చే దారం అదుపు తప్పడం బాగా తెలిసిన ఆఫీసు ఉపద్రవం. లేదా వాయిదా వేయండి: Insert తో దాన్ని తరువాత చూడాలని గుర్తుపెట్టి ముందుకు వెళ్ళండి. గుర్తుచేయడానికి ఇన్‌బాక్స్‌లో ఏదీ ఉండిపోకూడదు — తరువాతి పాఠాల్లోని గుర్తులూ పనులూ ఆ గుర్తుంచుకునే పని చేస్తాయి.
2. రెండింటిలోనూ ఒకటే: కొన్ని ఫోల్డర్లు కట్టి, ఉద్దేశంతో ఫైల్ చేయండి. ప్రాజెక్టు ప్రకారమో ప్రాంతం ప్రకారమో కొన్నే ఫోల్డర్లు, యాభై కాదు — ఎందుకంటే లోతైన ఫోల్డర్ల చెట్టు తనే ఒక పనైపోతుంది. ఫోల్డర్ పలకలో అవి ఉంటాయి, Ctrl+Y దానికి దూకుతుంది. ఒకే సందేశం రెండు ప్రాంతాలకు చెందినప్పుడు, ఫోల్డర్లను దాటి పని చేసేవి కేటగిరీలు — Shift+F10 దగ్గరున్న సందేశపు సందర్భ మెనూలోని రంగు పేర్లు అవి. సర్దుతున్నప్పుడు Ctrl+Q, Ctrl+U తో సందేశాలను చదివినవిగానో చదవనివిగానో కావాలనే గుర్తుపెట్టండి.
3. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: మళ్ళీ మళ్ళీ వచ్చే పనిని దానంతట అదే జరిగేలా చేయండి. Settings → Mail → Rules కు వెళ్ళి కొన్ని చేయండి: వార్తాలేఖలు ఒక చదివే ఫోల్డర్‌కు వెళ్ళిపోతాయి, రోజువారీ వ్యవస్థ నివేదిక వచ్చిన వెంటనే ఫైలైపోతుంది. నియమం అంటే మీరు ఇక ఎప్పుడూ చేయనవసరం లేని సర్దుబాటు; మూడు మంచి నియమాలు చాలా ఇన్‌బాక్స్‌లను సగం చేస్తాయి. Home టాబ్‌లోని Quick Steps మీ సొంత వరుస చర్యలను ఒక్క క్లిక్‌లో కట్టేస్తాయి: ప్రాజెక్టు ఫోల్డర్‌కు జరిపి, చదివినట్టు గుర్తుపెట్టడం. మళ్ళీ మళ్ళీ వచ్చినా మీ చేతిలోనే ఉండవలసిన పనికి వాటిని వాడండి.
4. రెండింటిలోనూ ఒకటే: సరిగ్గా వెతకండి. వెతికే పెట్టె ఎక్కడ చూడాలో ఇరుకు చేస్తుంది, కనిపెట్టే పని ఆపరేటర్లు చేస్తాయి. from:priya పంపినవాళ్ళ పేరు చెబుతుంది, hasattachment:yes ఫైళ్ళను కనిపెడుతుంది, subject:invoice ఆ పదం ముఖ్యమైన చోట కనిపెడుతుంది. ఇవి కలుస్తాయి: from:priya hasattachment:yes. పది సెకన్ల ఆపరేటర్లు, పది నిమిషాల స్క్రోలింగ్ కంటే మేలు — ఫైలింగ్ తేలికగా ఉండగలగడానికి కారణం అదే. ఫోల్డర్లు మోయనిదాన్ని వెతుకులాట మోస్తుంది.
5. రెండింటిలోనూ ఒకటే: జవాబు వచ్చే మెయిల్ రాయండి — ఆరోగ్యకరమైన ఇన్‌బాక్స్‌కు రెండో సగం ఇదే, ఎందుకంటే చెడ్డ బయటి మెయిల్ చెడ్డ లోపలి మెయిల్‌ను తయారుచేస్తుంది. మీరు అడిగేదాన్ని సబ్జెక్టులో పెట్టండి: "Question" కాదు, "Approval needed: lab budget by Friday". అడిగేదాన్ని మొదటి వరుసలో పెట్టండి. ఒక సందేశానికి ఒకే అభ్యర్థన. గడువు చెప్పండి. Ctrl+N తో రాసి, Ctrl+Enter తో పంపండి — జత మర్చిపోవడాన్నీ తప్పు స్వరాన్నీ పట్టుకునే పది సెకన్ల మళ్ళీ చదవడం తరువాత.

ప్రయత్నించండి

ఈ రోజు ఇన్‌బాక్స్‌ను ఆ మూడు క్రియలతో ఖాళీ అయ్యేవరకూ సర్దండి. మీకు నిజంగా ప్రతి వారమూ వచ్చే మెయిల్‌కు మూడు ఫోల్డర్లూ రెండు నియమాలూ చేయండి. ఇంతకుముందు స్క్రోల్ చేసి వెతికేవాటికి, ఆపరేటర్లతో రెండు వెతుకులాటలు నడపండి. తరువాత మీరు చివరిసారి పంపిన అస్పష్టమైన మెయిల్‌ను మళ్ళీ రాయండి: అడిగేది సబ్జెక్టులో, అడిగేది మొదట, గడువు చెప్పి.

మీకు మీరే పరీక్ష