11.2 Calendar, meetings and scheduling

మీరు ఏమి చేయగలరు

"మంగళవారం కుదురుతుందా?" అనే ఒక్క ఈమెయిల్ కూడా లేకుండా, తీరిక లేని క్యాలెండర్ల మధ్యా కాల మండలాల మధ్యా సమయం కుదర్చగలరు. సమావేశాన్నే పొట్టిగా చేసే ఆహ్వానాలు పంపగలరు.

మొదలు పెట్టే ముందు

new Outlook లో మీ క్యాలెండర్. Ctrl+2 దానికి మారుస్తుంది, Ctrl+1 మెయిల్‌కు తిరిగి తెస్తుంది. ఆహ్వానించడానికి ఒక సహోద్యోగో రెండో ఖాతానో కూడా కావాలి.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఈ పరికరం దేని మీద కట్టబడిందో ఆ తేడాను నేర్చుకోండి. appointment అంటే మీ సొంత సమయాన్ని పక్కన పెట్టుకోవడం — చదువుకునే సమయమో ప్రయాణమో లాంటిది. meeting అంటే ఆహ్వానితులున్న appointment: అది ఆహ్వానాలు పంపుతుంది, ఎవరు ఒప్పుకున్నారో ఎవరు కాదన్నారో పోగుచేస్తుంది, అందరి క్యాలెండర్ మీదా దిగుతుంది. క్యాలెండర్ నుండి Ctrl+N తో ఏదైనా ఒకటి చేయండి. ఆహ్వానితులను చేర్చడమే మొదటిదాన్ని రెండోదిగా మారుస్తుంది.
2. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: ఈమెయిల్ దారం స్థానంలోకి వచ్చే పరికరం ఇదిగో. సమావేశపు ఫారమ్‌లో Scheduling Assistant టాబ్ తెరవండి. ప్రతి ఆహ్వానితుడి క్యాలెండరూ, ఒకే కాలరేఖ మీద తీరిక ఉన్న, తీరిక లేని పట్టీలుగా కనిపిస్తుంది. అందరికీ తీరిక ఉన్న చోటికి సమావేశాన్ని జరిపి పంపండి. "గురువారం ఎలా ఉంటుంది?" అనే మూడు ఈమెయిళ్ళ దారం ఎప్పుడూ అవసరమే లేదు, ఈ దృశ్యమే దానికి కారణం.
3. రెండింటిలోనూ ఒకటే: పునరావృతమయ్యే సమావేశాన్ని ఒక్కసారి చేయండి. ఘటన ఫారమ్‌లో Repeat ఎంచుకోండి, అది వారానికో నెలకో ఉండే నమూనాలు ఇస్తుంది. ముగిసే తేదీ పెట్టండి — ఎందుకంటే తమ ప్రయోజనం తీరిపోయినా నడుస్తూనే ఉండే సమావేశాలు బాగా తెలిసిన ఆఫీసు సమస్య. గుర్తుచేసేవి ఒక సహేతుక సెట్టింగ్ దగ్గర మొదలవుతాయి, ప్రయాణమో సన్నద్ధతో ఎక్కువ సమయం కోరే ఘటనకు మీరు వాటిని సర్దుకుంటారు.
4. రెండింటిలోనూ ఒకటే: కాల మండలాలను నిజాయితీగా చూసుకోండి. ఆహ్వానితులు వేరే వేరే ప్రాంతాల్లో ఉన్నప్పుడు, ఘటన ఫారమ్‌లో ఆ సమావేశపు కాల మండలం పెట్టండి. అప్పుడు Outlook ప్రతి ఒక్కరికీ ఆ సమావేశాన్ని వాళ్ళ సొంత స్థానిక సమయంలో చూపిస్తుంది — మొత్తం మెలిక అదే. సబ్జెక్టు వరుసలో "4 pm IST" అని రాసి ఆశపడటం ఎప్పుడూ చేయవద్దు. మార్చే పని క్యాలెండర్‌కే వదిలేయండి. బెర్లిన్‌లోని సహోద్యోగితో మాట్లాడాలంటే, ఏ మండలంలోనైనా సరిగ్గా రాయండి, రెండు క్యాలెండర్లూ సరిగ్గానే ఉంటాయి.
5. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: ఇక నిలబడే ఏర్పాట్లు — పంచుకోవడం, అప్పగించడం. Settings → Calendar → Shared calendars కు వెళ్ళండి. మీ క్యాలెండర్‌ను పంచుకోండి — చాలామందికి తీరిక లేని సమయాలు మాత్రమే చూపించి, దగ్గరి సహోద్యోగులకు పూర్తి వివరాలు చూపించి. Delegate access అంతకంటే గట్టి అనుమతి, అది మీ తరఫున సృష్టించడానికీ జవాబివ్వడానికీ ఒక సహాయకుడికో సహోద్యోగికో వీలిస్తుంది. అన్నిటికంటే ఉదారమైనది కాక, అవసరమైన పాత్రనే ఇవ్వండి.
6. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఇదిగో ఎజెండా నియమం, సమావేశాన్నే ఇది పొట్టిగా చేస్తుంది. ఆహ్వానం లోపలి భాగం ఎజెండాను మోస్తుంది: ఆ సమావేశపు ఒక్క ప్రయోజనం, రెండు మూడు అంశాలు, ఒక్కొక్కరూ ముందుగా ఏమి తేవాలో ఏమి చదవాలో. అప్పుడు మనుషులు సిద్ధమై వస్తారు, సమావేశం విషయాన్ని కనిపెట్టడానికి బదులు విషయం దగ్గరే మొదలవుతుంది. ఎవరిని ఆహ్వానించనవసరం లేదో కూడా ఈ అలవాటు ముందే స్పష్టం చేస్తుంది. ఎజెండా లేని ఆహ్వానం అంటే క్యాలెండర్ మీద ఒక పట్టు, సమావేశం కాదు.

ప్రయత్నించండి

మీ వారంలో రెండు appointments పెట్టుకోండి. Scheduling Assistant వాడి, నిజమైన ఆహ్వానితుడితో ఒక సమావేశం చేయండి — లోపలి భాగంలో ఎజెండాతో, గుర్తుచేసేది పెట్టి. ముగిసే తేదీతో ఒక వారపు పునరావృతం చేయండి. కాల మండలాలు దాటే ఒక ఘటన అమర్చి, అది రెండో మండలంలో సరిగ్గా కనిపిస్తోందని ఖాయం చేసుకోండి. ఒకరికి మీ క్యాలెండర్‌ను తీరిక లేని సమయాలుగా మాత్రమే పంచండి.

మీకు మీరే పరీక్ష