5.4 Workbook hygiene and handing a file over

మీరు ఏమి చేయగలరు

ఒక వర్క్‌బుక్‌ను, దాని తరువాతి యజమాని మీకు ఫోన్ చేయకుండానే అర్థం చేసుకునేలా అప్పగించగలరు. వివరాలు రాసినది, శుభ్రంగా ఉన్నది, వ్యక్తిగత జాడలు తీసేసినది, కారణం లేకుండా బారెడు లావు లేనిది.

మొదలు పెట్టే ముందు

మీ దగ్గరున్న అన్నిటికంటే ముఖ్యమైన నిజమైన వర్క్‌బుక్ ఎంచుకోండి. బొమ్మ ఫైల్ మీద దీన్ని సాధన చేస్తే ఏమీ నేర్చుకోరు.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: వివరాల షీట్ ఒకటి చేర్చండి. దాన్ని మొదటి షీట్‌గా పెట్టి README అని పేరు పెట్టండి. ఈ వర్క్‌బుక్ దేని కోసం, సమాచారం ఎక్కడ నుండి వస్తుంది, దీని యజమాని ఎవరు — రాయండి. దీన్ని ఎలా రిఫ్రెష్ చేయాలో కచ్చితమైన అడుగులుగా రాయండి, అది "రిఫ్రెష్ నొక్కండి, మిగతాది Power Query చూసుకుంటుంది" అయినా సరే. కొత్త మనిషి ఊహించలేని ఊహలను రాయండి — ఏప్రిల్ నుండి మార్చి వరకు నడిచే ఆర్థిక సంవత్సరం, లేదా పన్ను కలపని మొత్తాలు లాంటివి. ఇక్కడ పెట్టే పదిహేను నిమిషాలే, పనికొచ్చే ఫైల్‌కూ ఒక పొడుపుకథకూ మధ్య తేడా.
2. రెండింటిలోనూ ఒకటే: పేర్లు పెట్టేటప్పుడు నిజంగా అర్థం ఉన్న పేర్లే పెట్టండి. Sheet1, Sheet7 కాదు — Data, Calc, Dashboard అని షీట్లు. Home → Format మెనూ నుండో, షీట్ టాబ్ మీద రెండుసార్లు క్లిక్ చేసో పేరు మార్చండి. Table లకూ క్వెరీలకూ నిజమైన పేర్లు ఇవ్వండి, స్థిర విలువలు ఉన్న సెల్‌లకూ పేరు పెట్టండి. పేర్లు అంటే ఉచితంగా వచ్చే వివరాలు, ఫార్ములాలు వాటిని వారసత్వంగా తీసుకుంటాయి — అందుకే =Amount*TaxRate తనను తానే వివరించుకుంటుంది.
3. రెండింటిలోనూ ఒకటే: మిగిలిపోయినవాటిని తీసేయండి. "Copy of Sheet2 (3)" లాంటి ప్రయోగాలు, చచ్చిపోయిన ప్రయోగపు నిలువు వరుసలు, 40,000వ అడ్డు వరుస వరకూ సాగిన ఫార్మాటింగ్. మీరు అప్పగించే వర్క్‌బుక్‌లో కావలసినవి ఉంటాయి, ఇంకేమీ ఉండవు — ఎందుకంటే దారి తప్పిన ప్రతి షీటూ, తరువాతి యజమాని పరిశోధించవలసిన ఒక ప్రశ్న.
4. రెండింటిలోనూ ఒకటే: దాచినవాటిని కంటికి కనబడేలా చేయండి. ప్రతి షీట్‌నూ, అడ్డు వరుసనూ, నిలువు వరుసనూ బయటపెట్టి (షీట్ టాబ్‌ల మీద Shift+F10 నొక్కి tabs → Unhide) ఒక్కోదాని గురించీ కావాలనే నిర్ణయించండి: కనిపించేలా ఉంచడమా, తీసేయడమా. ముఖ్యమైన దాచిన విషయాలు పోతాయి, ముఖ్యం కాని దాచిన విషయాలు ముసుగు వేసుకున్న చెత్త. చాలా లోతుగా దాచిన షీట్లూ రక్షించిన నిర్మాణమూ, README అలా చెప్పి, ఎందుకో చెప్పిన చోట మాత్రమే ఉండాలి.
5. కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్ లేదు — మెనూ వాడండి: ఫైల్ మీ కంప్యూటర్ నుండి బయటికి వెళ్ళే ముందు File → Info → Check for Issues → Inspect Document కు వెళ్ళండి. షీట్ చూపించని వాటిని Document Inspector కనిపెడుతుంది: రచయిత పేర్లూ ఇతర వ్యక్తిగత వివరాలూ, వ్యాఖ్యలూ, దాచిన షీట్లూ, దాచిన అడ్డు వరుసలూ. అందుకునేవాళ్ళకు అందవలసిన అవసరం లేనిదేదైనా తీసేయండి. మీ సంస్థ బయటికి వెళ్ళే ఫైల్, మీరు తీసేయని ప్రతిదాన్నీ మోసుకెళ్తుంది.
6. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఒక ఫైల్ కారణం లేకుండా బారెడు లావుగా ఉంటే, ఈ వరుసలో వెతకండి. మొదట వాడిన రేంజ్. ప్రతి షీట్‌లోనూ Ctrl+End నొక్కండి. అది XFD1048576 దగ్గర దిగితే, సమాచారం అయిపోయిన చాలా దూరం వరకూ ఫార్మాటింగ్ సాగిందని అర్థం — దాని కింది ఖాళీ అడ్డు వరుసలనూ నిలువు వరుసలనూ తీసేసి సేవ్ చేయండి. రెండోది, ఎప్పుడూ కుదించని బొమ్మలు — PowerPoint మాడ్యూల్ నేర్పినట్టు Picture Format → Compress Pictures దాన్ని సరిచేస్తుంది. మూడోది, ఒకే క్వెరీ ఒక్కసారి ఇవ్వగలిగిన సమాచారాన్ని చాలా షీట్ల మీద కాపీ చేయడం. 60 MB వర్క్‌బుక్‌లు చాలావరకు 2 MB వర్క్‌బుక్‌తో పాటు ఈ మూడింటిలో ఒకటి.

ప్రయత్నించండి

మీ నిజమైన వర్క్‌బుక్ మీద మొత్తం జాబితా నడపండి. README రాయడం, అన్నిటికీ పేర్లు మార్చడం, దారి తప్పినవి తీసేయడం, దాచినవాటి గురించి నిర్ణయించడం, Document Inspector నడిపి శుభ్రం చేయడం, ప్రతి షీట్‌లోనూ Ctrl+End చూడటం. తరువాత పరీక్ష: ఒక సహోద్యోగి దాన్ని ముందు ఎప్పుడూ చూడకుండా తెరిచి, అది ఏమి చేస్తుందో, ఎలా రిఫ్రెష్ చేయాలో మీకు తిరిగి చెబుతారు.

మీకు మీరే పరీక్ష