7.5 Printing, PDF and sharing

మీరు ఏమి చేయగలరు

చదివేవాళ్ళ తెర మీదా వాళ్ళ ప్రింటర్ మీదా, మీ దగ్గర ఎలా కనిపించాయో సరిగ్గా అలాగే కనిపించే డాక్యుమెంట్లు పంపగలరు. వాటిని ముందే చూసి, సరైన రకం PDF గా ఎగుమతి చేసి, మెయిల్ చేసే ముందు ఫైల్ బరువు తగ్గించగలరు.

మొదలు పెట్టే ముందు

మీరు సరిచేసిన ఫార్మాటింగ్ సాధన డాక్యుమెంట్ వాడండి. అది ఇప్పుడు ఎవరికో ఒకరికి వెళ్ళబోతోంది.

పని

1. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఏదైనా అచ్చు కావడానికి ముందు దాన్ని చూడండి. Ctrl+P నొక్కితే Print తెర పేజీ నిజమైన రూపాన్ని చూపిస్తుంది, కింద పేజీ నియంత్రణలు ఉంటాయి. దీన్ని ఒక సరిచూసే పనిలా చదవండి. పేజీ అడుగున ఒంటరిగా నిలబడిపోయిన శీర్షిక, చెడుగా విడిపోయిన పట్టిక, రెండే వరుసలున్న చివరి పేజీ — వీటిని వెతకండి. ప్రింటర్ దగ్గర లక్షణాలను కాక, డాక్యుమెంట్‌లోనే కారణాలను సరిచేయండి — Ctrl+Enter పేజీ విరుపుతో, లేదా ఆ పేరాకు Keep with Next సెట్టింగ్‌తో.
2. రెండింటిలోనూ ఒకటే: రెండు వరుసలు మిగిలిపోయే సమస్యకు మర్యాదైన పరికరం ఒకటుంది. అదే Print తెరలో, స్కేలింగ్ డ్రాప్‌డౌన్‌లో 1 Page Per Sheet → variants ఉంటాయి, అందులో ఫలితాన్ని ఒక కొలత చిన్నది చేసేది కూడా ఉంది. తప్పకుండా ఇమడవలసిన పేజీకి — ఒక ఫారమో ఒక ప్రకటనో — టెక్స్ట్ మీద కత్తి పెట్టడం కంటే కొంచెం చిన్నగా అచ్చు వేయడం మేలు. యాభై పేజీల నివేదికను ఇలా కుదించడం అంటే ఆ డాక్యుమెంట్‌కు పని కావాలని ఒప్పుకోవడమే, కాబట్టి వెళ్ళి దాన్ని సరిచేయండి.
3. రెండింటిలోనూ ఒకటే: వేరే మిషన్ల మీద డాక్యుమెంట్లు ఎందుకు మారతాయో అర్థం చేసుకోండి, అప్పుడు మరమ్మతులకు అర్థం ఉంటుంది. మీరు పంపే .docx అంటే సూచనలూ ఫాంట్ల పేర్లూ. చదివేవాళ్ళ Word దాన్ని వాళ్ళ ఫాంట్లతో, వాళ్ళ ప్రింటర్ కొలతలతో మళ్ళీ గీస్తుంది. ఒక ఫాంట్ లేకపోతే వేరేది వేసుకుంటుంది, ప్రతి వరుస విరుపూ జరిగిపోతుంది. మందులు, మంచివి ముందుగా. డాక్యుమెంట్ పూర్తయిపోతే నాలుగో అడుగులో చెప్పినట్టు PDF పంపండి. చదివేవాళ్ళు మీ ఫాంట్లతోనే ఎడిట్ చేయవలసి వస్తే File → Options → Save → Embed fonts in the file తో ఫాంట్లను లోపల పెట్టండి — దీనికి ఫైల్ పరిమాణం ఖర్చు. లేదా ప్రతి Windows మిషనూ మోసే ఫాంట్లే వాడండి.
4. రెండింటిలోనూ ఒకటే: పూర్తయిన డాక్యుమెంట్లను PDF గా ఎగుమతి చేయండి. F12 నొక్కి Save As లో రకంగా PDF ఎంచుకోండి, లేదా File → Export → Create PDF/XPS వాడండి. PDF పేజీ గీతను తనతోనే మోసుకెళ్తుంది. మీరు చూసినదే అందరికీ దొరుకుతుంది, ప్రతి పరికరం మీదా — పైగా పొరపాటున ఎవరూ దాన్ని ఎడిట్ చేయలేరు. Getting Your Footing నియమానికి యంత్రాంగం కలిపింది ఇదే. ఇంకా నడుస్తున్న పనికి ఒక లింకో .docx నో, పూర్తయిన పనికి PDF.
5. రెండింటిలోనూ ఒకటే: ఆర్కైవ్‌లు అడిగినప్పుడు కోసం PDF/A గురించి తెలుసుకోండి. PDF సేవ్ డైలాగ్‌లో Options → PDF/A compliance వాడండి. PDF/A అన్నిటినీ ఫైల్ లోపలే పెడుతుంది, బయటిదేదీ అనుమతించదు — సంస్థలూ న్యాయస్థానాలూ పత్రికలూ అడిగే ఆర్కైవ్ స్థాయి రకం అది. ఫైల్ పెద్దదవుతుంది, కానీ ఇరవై సంవత్సరాల తరువాత కూడా అది అలాగే తెరుచుకుంటుందని హామీ. అవసరం దాని పేరు చెప్పినప్పుడు దాన్ని వాడండి.
6. రెండింటిలోనూ ఒకటే: మెయిల్ చేసే ముందు ఫైల్ బరువు తగ్గించండి. Picture Format → Compress Pictures తో బొమ్మలను కుదించండి — బరువులో అది సాధారణంగా 90 శాతం. నిజంగా అవసరమైనప్పుడే ఫాంట్లను లోపల పెట్టండి. ఫైల్ తెర మీద చదవడానికే అయితే, PDF ఎగుమతిలోని Minimum Size ఎంపిక చూడండి. 40 MB జత అంటే దాదాపు ఎప్పుడూ, ఒక డాక్యుమెంట్ పేరు పెట్టుకున్న కుదించని ఫొటోలే.

ప్రయత్నించండి

Ctrl+P తో మీ డాక్యుమెంట్‌ను ముందే చూసి, ఒక చెడ్డ విరుపును దాని కారణం దగ్గరే సరిచేయండి. ఒక మామూలు PDF నూ ఒక PDF/A నూ ఎగుమతి చేసి, వాటి పరిమాణాలు పోల్చండి. దాని బొమ్మలను కుదించి మళ్ళీ ఎగుమతి చేయండి. తరువాత ఆ .docx ను వేరే మిషను మీదో, ఆన్‌లైన్ Word లోనో తెరిచి, ఏ ఫాంట్ మారిందో గమనించండి. తరువాత ఆ PDF తెరవండి — అది అన్నిచోట్లా ఒకేలా ఉంటుంది.

మీకు మీరే పరీక్ష